泛OA之一：IT规划的盲区

本文逻辑导引图：

IT已经成为现代企业的标准职能之一。而且随着技术的不断发展，IT在企业中的地位越来越重要。因此IT规划也越来越被企业重视，管理层期待企业的IT能力能够成为差异化竞争优势。

一、IT规划的方法

IT规划的基本方法很简单，可以分为四个步骤：摸情况，找差距，定目标，画蓝图。

摸情况就是分析业务需求和IT现状；找差距就是找出和行业标杆或理想状态的差距；定目标就是根据企业的业务战略确定IT建设的主要目标和优先级；画蓝图就是细化工作目标，明确IT项目的资源、策略、效果、时间表。

经过严谨的IT规划，企业未来的IT架构也就确定了，这个IT架构就是IT部门的努力方向，也是全体员工期待的未来工作环境。

二、IT规划的盲点

我们在IT规划中常常侧重于专业领域的系统建设，但往往忽视“用户”视角，对“办公”的广泛性认识不足。

什么是办公？工作即办公。员工编写文件是办公，开会是办公，发邮件是办公，查报表是办公，移动巡检是办公，采购询价是办公，和客户沟通也是办公。如今“办公”的范畴越来越广，越来越多的工作是坐在办公室里完成的，不在办公室时可能也在“移动办公”。几乎所有部门所有员工随时随地都在办公，不知不觉间对“办公自动化”的需求也在不断延伸。

但“办公”变得越来越复杂。随着IT建设的推进，企业经常会发现，公司里系统越来越多，局部工作得以优化，但跨系统的问题越来越多，终端用户发现“办公”这件事反而变得复杂了，到处都是信息孤岛。这些孤岛系统自成体系，互不理睬，存在着大量的数据交叉和功能重叠，但每个系统的数据都不完整，甚至系统间数据还经常互相矛盾。于是业务部门靠人力去协调数据之间的关系，IT部门也开始陷入无休止的数据治理和系统整合工作。终于有人提出要建立企业数据中台和业务中台。

这时如果回头来看，当初的IT规划可能就没有认真考虑过最终用户的办公感受。IT规划中条条块块都充满术语，堆砌系统，貌似专业，寄希望于外部咨询公司和实施公司，但对企业数据和流程的内在关联缺乏设计，忘记了系统是要员工使用的，员工不喜欢就等于系统不好用。

三、割裂的IT蓝图

其实这也不完全是IT规划的问题，市场上确实很难找到用户体验良好、功能全面集成的办公系统，企业只好采购很多系统来拼凑。

软件厂商的逻辑是：既然企业的职能包括财务管理，人力资源管理，行政管理，市场营销，销售管理，生产管理，研发管理，供应链管理等等众多专业职能，那么软件商也就研发出了对应的财务系统，HR系统，供应链系统，CRM系统，生产管理系统，甚至在每一个领域里，都分化出了许许多多更加专业独立的小系统。

这种按业务线划分系统的方式有利有弊。好处是专业性强，便于产品规划和研发，也便于销售和采购。但企业本身是一个密切关联的有机整体，这些专业但割裂的系统一定会边界不清，功能重复或缺失，不利于企业整体信息化。例如，所有的系统都包含组织结构和人员管理，都包含权限体系。这些重复的功能和数据不是财富，通常是麻烦，只能交给企业的IT人员想办法进行整合或协调。

但企业的IT规划不能按照软件商的逻辑走。企业应该站在用户的角度来划分系统。全员使用的功能，就应该放到全员使用的系统中，专业人员使用的功能就放到专业系统中。人力资源专业人员主要使用的功能应该放到HR系统里，财务专业人员主要使用的功能应该放到财务系统里，销售人员主要使用的功能应该放到CRM里，以此类推。但全员都会用到的业务流程、知识库、报表查询、即时通讯，就应该放在全员都会使用的OA系统里，这样就极大的减少了不同系统之间的功能重叠和数据矛盾，也提升了用户体验。只有用户喜欢的系统才是有生命力的系统。

现代企业管理中，最重要的核心系统就是ERP，为什么ERP如此重要？因为ERP是一个面状系统，它贯穿了从采购到库存，从生产到销售，从财务到人力的企业核心业务流程，不同专业的用户在ERP中连贯的工作，因而系统价值被放大，其地位不可撼动。

但是我们发现，即便是ERP，也很少有真正端到端的业务流程，也经常需要OA系统帮助来完善整个业务流程。企业中，借助OA系统进行流程审批，帮助完善ERP流程，已经成为标准做法。OA系统通常是企业里全员都会使用的并且业务相关的唯一一个系统，而ERP不是。

但企业中OA的作用常常被低估。出于各种原因，企业里常常会建立独立的，BPM系统，知识库系统，IM系统，考勤系统，这些零星的独立系统，在企业中无端的形成了很多不必要的信息孤岛，这是IT规划的失误。因为人们在做IT规划时，只是认识到企业有这样的需求就采购了独立的IT系统，却忽略了整合这些孤岛系统是多么困难。

四、泛OA的价值

          泛OA模型

站在企业整体IT架构规划的角度，企业应当努力建立一个“泛OA”系统。

泛OA是面向全员使用的，业务相关的，易于扩展的系统。从用户角度来看，泛OA的功能范畴包括六大类，第一大类是信息中心，第二大类是流程中心，第三大类是企业主数据，第四大类是企业知识库，第五大类是企业社交平台，第六大类是常用办公工具。其中最核心的功能是业务流程管理。

集众多功能于一身的泛OA系统可以为企业IT建设带来巨大的价值。

1、为ERP/CRM/SCM/HR等所有专业系统提供流程能力，将这些系统中的片段流程完善为真正的端到端业务流程，起到业务中台的作用。

2、在一个系统中实现完整而逻辑清晰的数据体系，提供良好的数据展现能力，能够显著的提升数据质量，并且友好的呈现给终端用户，实现数据中后台的功能。

3、直接取代或集成大量小型业务系统和办公工具，减少企业信息孤岛。

4、在一个系统中提供更加专业的组织结构、账号体系、权限体系、安全体系、日志体系、消息机制，提供互联网化的用户体验，从而显著的提升工作效率，提升系统安全性，同时减少维护工作量。

5、在一个系统中实现的新技术或基础能力可以方便的应用到众多功能中，如人脸识别、语音输入、移动支付、定位、IoT，成为企业的PaaS平台。

6、与众多系统打通流程和数据接口的星型结构，极大的简化了网状结构下的接口开发。

7、泛OA系统的流程能力和主数据能力具有极强的功能扩展性，能够为企业提供前瞻性的IT能力，它可以应对很多未来的功能需求。

8、泛OA提供的一站式服务，极大的提升了终端用户的使用体验，降低了认知成本，同时也提升了系统的使用黏性，形成马太效应。

五、IT规划要追求精简IT架构

什么是理想的企业IT架构？最理想的IT架构是一台服务器、一个系统就能满足所有业务需求。也许是因为IT技术还不够发达，所以我们还不能采用这样的架构，我们只能采购很多服务器，购买部署很多套系统，让他们联合起来为企业提供服务。但是让不同的设备不同的软件系统密切配合紧密集成，是企业信息化最大的难题，就好比让一个团队配合开展工作，比让一个人独立开展工作，要难的多。

IT规划应当追求建立精简的IT架构。IT规划绝不是堆砌系统，IT建设也绝不是花钱就能办好，系统之间不会自然而然的发生有益的化学反应，IT规划需要明确重要的功能点在什么样的系统中，业务流程和数据该如何分布，建好泛OA系统才能将企业的整个信息体系连接为一个整体。

虽然企业现在还不能找到现成的、合格的泛OA产品，泛OA系统也貌似功能复杂，但在现在的技术条件下，其实是可以做到的。事实上很多大型企业都已颇见成效。

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